Tietosuojaseloste

Joutsan Seudun Pallo ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä:  7.5.2018

 

1. Rekisterinpitäjä

Joutsan Seudun Pallo Ry
0174114-2
www.josepa1975.fi
Kuusitie 9, 19650 Joutsa

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Puheenjohtaja
Marika Seppälä
marikaeseppala(a)hotmail.com

Sihteeri
Riitta Nurminen
riittanurminen67(a)gmail.com


3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri.


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Joutsan Seudun Pallo ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Joutsan Seudun Pallo ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Joutsan Seudun Pallo ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Joutsan Seudun Pallo ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.


5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Alaikäisen jäsenen osalta

Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen

Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Joutsan Seudun Pallo ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Finagon Procountor) sähköistä palvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.


8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteriin kuuluvia tietoja säilytetään yhden kokonaisen toimintakauden yli sen jälkeen, kun jäsen ei ole ollut Joutsan Seudun Pallo ry:n toiminnassa mukana. Näin mahdollinen jäsentietohistoria, jota voi hyödyntää esimerkiksi yhden tai puolikkaan taukokauden jälkeen, ei katoa.

Jäsenen erotessa toiminnasta jäsentiedot poistetaan seuraavassa toimintakausien vaiheessa. Mikäli Joutsan Seudun Pallo ry:llä on saatavia jäsentä kohtaan, jäsentiedot säilytetään niin kauan kuin saatavat on saatu perittyä.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään kuten edellä mainittu. Jos kyse on toimihenkilöstä, joka saa palkkaa, säilytetään henkilötietoja työnantajalle määrättyjen velvollisuuksien mukaisesti.
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kuten edellä on mainittu.
  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Muuta

Joutsan Seudun Pallo ry:llä on muita verkkopalveluita, muun muassa sosiaalisen median palveluissa, jotka eivät ole tietosuoja-asetuksen tarkoittamia henkilörekistereitä. Myöskään muut ryhmien tai jäsenten itsenäisesti käyttämät palvelut tai ryhmät eivät muodosta tällaisia Joutsan Seudun Pallo ry:n toimintaan liittyviä henkilörekistereitä.

Kilpailutoiminnassa vaaditaan lisenssit ja vakuutukset, joihin liittyvistä rekistereistä vastaa Suomen Palloliiton jäsenrekisteri – Pelipaikka.